【無料テンプレート付】ハンドメイドの在庫管理表｜手書き・Excel・アプリ徹底比較

こんにちは、牧野悠です。

ハンドメイド販売を始めて売上が伸びてくると、必ず直面するのが「在庫管理」の問題です。「どの商品が何個あるのか把握できない」「人気商品が欠品して売上機会を逃した」「材料を買いすぎて資金繰りが苦しい」など、在庫管理の悩みは尽きません。

多くのハンドメイドブランドでは、初期に在庫管理が甘く、人気商品を欠品させて機会損失を出してしまうケースが少なくありません。しかし、在庫管理を徹底することで、売上予測が立ちやすくなり、仕入れ・制作の効率が大幅に改善します。

この記事では、ハンドメイド作家のための在庫管理術を、手書き・Excel・アプリの比較から、自社CRM開発の事例まで徹底解説します。無料テンプレートも提供しますので、今日から在庫管理を始められます。

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ハンドメイド作家に在庫管理が必要な理由

「在庫管理なんて面倒」「まだ売上が小さいから必要ない」と思うかもしれません。しかし、在庫管理ができていないと、以下のような問題が発生します。

在庫管理ができていないと起こる3つの問題

問題1: 欠品で売上機会を逃す

人気商品が在庫切れになると、購入希望者を逃すことになります。特に、SNSでバズった商品が欠品していると、大きな機会損失です。

SNSでバズった商品が欠品していると、問い合わせに対応できず、欠品による機会損失は想像以上に大きくなります。

問題2: 過剰在庫で資金繰りが悪化

逆に、売れない商品を大量に作りすぎると、材料費が在庫として固定化され、資金繰りが悪化します。特に、トレンド商品は賞味期限が短く、売れ残ると不良在庫になります。

例えば、あるシーズンにトレンドカラーの商品を大量に作ったものの、トレンドが終わると売れなくなり、在庫を抱えてしまうケースは珍しくありません。

問題3: 材料費・制作時間の無駄

在庫が把握できていないと、「あると思っていた材料がない」「すでにある商品をまた作ってしまう」といった無駄が発生します。

制作時間も材料費も貴重なリソースです。在庫管理ができていないことで、これらを無駄にするのは非常にもったいないです。

在庫管理で得られる3つのメリット

一方、在庫管理を徹底すると、以下のメリットが得られます。

メリット1: 売上予測が立てやすくなる

過去の販売データから、「どの商品がどれくらい売れるか」を予測できます。これにより、欠品を防ぎ、安定した売上を確保できます。

データに基づく予測を始めることで、欠品率を大幅に削減できるようになります。

メリット2: 仕入れ計画が効率化される

在庫が把握できていれば、「いつ、何を、どれだけ仕入れるべきか」が明確になります。無駄な仕入れを減らし、資金効率が向上します。

安全在庫を設定し、在庫が一定数を下回ったら自動でアラートが出る仕組みを導入すると、無駄な仕入れを大幅に減らせます。

メリット3: 確定申告がスムーズになる

確定申告では、期末に在庫がある場合、棚卸しをして「期末棚卸高」を計算する必要があります。日頃から在庫管理をしていれば、確定申告の準備がスムーズになります。

詳しくは、別記事「ハンドメイド作家のための確定申告ガイド」をご覧ください。

在庫管理を徹底すべきタイミング

多くの作家が在庫管理の重要性に気づくのは、欠品による機会損失を経験してからです。

創業初期は、売れ行きを見ながら「在庫が減ってきたら作る」というスタイルで運営しがちですが、SNSでバズった際に在庫が追いつかないという問題は頻繁に発生します。

こうした経験をきっかけに、手書きの在庫管理表から始め、事業拡大に伴い、Excel、アプリ、そして自社CRMへと進化させていくのが理想的な流れです。

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在庫管理の3つの方法：手書き・Excel・アプリ徹底比較

在庫管理には、大きく分けて3つの方法があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自分に合った方法を選びましょう。

方法1: 手書きの在庫管理表（メリット・デメリット）

メリット:

• 初期費用ゼロ（ノート・ペンがあればOK）
• 簡単に始められる
• PCやスマホが不要

デメリット:

• 集計が手作業で時間がかかる
• 複数人で共有しにくい
• 紛失・汚損のリスク

向いている人: 月間制作数が20〜30個以下、1人で作業している初心者

方法2: Excelの在庫管理表（メリット・デメリット）

メリット:

• 関数で自動計算できる（SUMIF、VLOOKUP等）
• グラフで可視化できる
• テンプレートをコピーして使い回せる

デメリット:

• Excel操作の知識が必要
• 複数人での同時編集が難しい（Googleスプレッドシートなら可能）
• スマホでの入力が手間

向いている人: 月間制作数が30〜100個、PCで作業することが多い中級者

方法3: 在庫管理アプリ（メリット・デメリット）

メリット:

• スマホで手軽に入力できる
• バーコード管理が可能
• 複数人で共有しやすい
• 販売プラットフォームと連携できる（BASE、STORES等）

デメリット:

• 有料プランが必要な場合がある
• アプリの操作を覚える必要がある
• カスタマイズ性が低い

向いている人: 月間制作数が100個以上、複数プラットフォームで販売している上級者

あなたに合った在庫管理方法の選び方

以下の表を参考に、自分に合った方法を選んでください。

月間制作数	販売チャネル	おすすめ方法
〜30個	単一（minneのみ等）	手書き
30〜100個	単一〜複数	Excel/Googleスプレッドシート
100個以上	複数（BASE + Creema等）	在庫管理アプリ or 自社CRM

在庫管理の段階的な進化の例

事業規模に応じて在庫管理方法を進化させていくのが一般的です。

• 創業初期: 手書きの在庫管理表
• 売上が伸びてきた段階: Excelに移行（関数で自動計算）
• 本格的な事業化段階: 在庫管理アプリ（ZAICO等）を導入
• さらなる成長段階: 自社CRMを開発

事業規模に応じて管理方法をアップグレードすることで、効率化と売上最大化を実現できます。

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【無料テンプレート】手書き在庫管理表の使い方

まずは、最も手軽な手書き在庫管理表から始めましょう。

手書き在庫管理表に必要な項目5つ

手書き在庫管理表には、以下の5つの項目を記載します。

項目1: 商品名・SKU

商品を識別するための名前とコード（SKU）です。SKUは「Stock Keeping Unit」の略で、商品を一意に識別するコードです。

例: 「誕生石ネックレス - 1月 - ガーネット - ゴールド」→ SKU「BN-01-GA-G」

項目2: 現在庫数

現時点で在庫がいくつあるかを記載します。この数字を常に最新に保つことが重要です。

項目3: 入荷日・入荷数

商品を制作した日と、何個制作したかを記載します。材料を仕入れた場合も、仕入れ日と数量を記載します。

項目4: 出荷日・出荷数

商品が売れて発送した日と、何個発送したかを記載します。複数個まとめて発送した場合も、正確に記録してください。

項目5: 備考（色・サイズ等）

色・サイズ・バリエーション等、商品を識別するための追加情報を記載します。

【テンプレートDL】手書き在庫管理表のフォーマット

ハンドメイド作家が使いやすい手書き在庫管理表のフォーマットを公開します。

フォーマット例:

日付 | 商品名（SKU） | 入荷数 | 出荷数 | 現在庫数 | 備考
-----|-------------|--------|--------|----------|------
1/5  | BN-01-GA-G  | +5     | 0      | 5        | 誕生石ネックレス1月
1/8  | BN-01-GA-G  | 0      | -2     | 3        | minne販売
1/10 | BN-02-AM-S  | +3     | 0      | 3        | 誕生石ネックレス2月

このフォーマットをノートに書き写し、毎日更新してください。

手書き在庫管理表の運用ポイント3つ

ポイント1: 毎日更新する

在庫管理は、鮮度が命です。発送したら、すぐに出荷数を記録してください。「後でまとめて書こう」と思うと、忘れてしまいます。

ポイント2: 週1回棚卸しする

手書きの場合、記入ミスが発生しやすいです。週に1回、実際の在庫を数えて、記録と一致しているか確認してください。

ポイント3: 月末に集計する

月末に、各商品の販売数・在庫数を集計し、売れ筋商品を把握してください。これにより、翌月の制作計画が立てやすくなります。

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【無料テンプレート】Excel在庫管理表の作り方

月間制作数が30個を超えたら、Excelに移行することをおすすめします。

Excel在庫管理表に必要な項目とシート構成

Excel在庫管理表は、以下の3つのシートで構成します。

シート1: 在庫一覧

商品ごとの現在庫数を一覧表示するシートです。

項目:

• SKU（商品コード）
• 商品名
• 色・サイズ
• 現在庫数
• 安全在庫数（欠品を防ぐための最低在庫数）
• 在庫アラート（現在庫 < 安全在庫ならアラート表示）

シート2: 入出荷履歴

入荷・出荷の履歴を記録するシートです。

項目:

• 日付
• SKU
• 入荷数 or 出荷数
• 取引先（minne、Creema等）
• 備考

シート3: 月次集計

月ごとの販売数・在庫数を集計するシートです。

項目:

• 月
• 商品名
• 月初在庫数
• 入荷数
• 出荷数（販売数）
• 月末在庫数

Excel関数で在庫を自動計算する方法（SUMIF、VLOOKUP）

Excelの関数を使うことで、在庫数を自動計算できます。

SUMIF関数: 商品ごとの入出荷数を集計

「入出荷履歴」シートから、商品ごとの入荷数・出荷数を集計します。

例:

=SUMIF(入出荷履歴!B:B, "BN-01-GA-G", 入出荷履歴!C:C)

この数式で、SKU「BN-01-GA-G」の入荷数の合計を計算できます。

VLOOKUP関数: 商品名を自動表示

SKUから商品名を自動で表示します。

例:

=VLOOKUP(A2, マスタ!A:B, 2, FALSE)

IF関数: 在庫アラートを表示

現在庫が安全在庫を下回ったら、アラートを表示します。

例:

=IF(D2<E2, "要発注", "")

【テンプレートDL】Excel在庫管理表テンプレート

ハンドメイド作家向けのExcel在庫管理表テンプレートを無料で提供します。

含まれる内容:

• 在庫一覧シート（自動計算式付き）
• 入出荷履歴シート
• 月次集計シート
• 商品マスタシート

このテンプレートをダウンロードし、自分の商品情報を入力するだけで、すぐに在庫管理を始められます。

Excel在庫管理表の運用ポイント3つ

ポイント1: 入出荷は必ず履歴シートに記録

在庫一覧シートの数字を直接変更せず、必ず入出荷履歴シートに記録してください。履歴が残ることで、後から検証できます。

ポイント2: 月1回、実在庫と照合

Excelの在庫数と、実際の在庫数が一致しているか、月に1回確認してください。ズレがある場合は、記録ミスか実在庫の紛失です。

ポイント3: バックアップを取る

Excelファイルが破損すると、データが失われます。Googleドライブ・Dropbox等のクラウドストレージに保存し、自動バックアップを設定してください。

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ハンドメイド作家におすすめの在庫管理アプリ5選

月間制作数が100個を超えたら、在庫管理アプリの導入を検討しましょう。

アプリ1: ZAICO（ザイコ）- 無料プランあり

特徴:

• 無料プランでも200品目まで登録可能
• バーコード管理に対応
• スマホアプリで手軽に入力

料金: 無料〜月額3,278円

向いている人: 初めて在庫管理アプリを使う人

Excelからの移行先として人気があります。無料プランでも十分な機能があり、スマホで手軽に在庫を確認できるのが便利です。

アプリ2: スマート在庫管理 - シンプルで使いやすい

特徴:

• シンプルなUI
• CSV出力可能
• 複数拠点管理に対応

料金: 月額1,980円〜

向いている人: 複数の保管場所で在庫を管理している人

アプリ3: BASE在庫管理 - BASEユーザー向け

特徴:

• BASEのネットショップと在庫連携
• 注文が入ると自動で在庫が減る
• BASE Appsで無料利用可能

料金: 無料（BASEユーザーのみ）

向いている人: BASEでネットショップを運営している人

アプリ4: STORES在庫管理 - STORESユーザー向け

特徴:

• STORESのネットショップと在庫連携
• 注文が入ると自動で在庫が減る
• STORES標準機能で無料利用可能

料金: 無料（STORESユーザーのみ）

向いている人: STORESでネットショップを運営している人

アプリ5: freee会計 - 会計ソフトと連携

特徴:

• 会計ソフトfreeeと連携
• 在庫管理と確定申告が一体化
• 期末棚卸しが自動計算される

料金: 月額1,628円〜（freee会計の料金）

向いている人: 既にfreee会計を使っている人

在庫管理アプリを選ぶ3つのポイント

ポイント1: 販売プラットフォームとの連携

BASE・STORES等で販売している場合、それぞれのプラットフォームの在庫管理機能を使うのが最も効率的です。

ポイント2: バーコード管理の有無

商品数が多い場合、バーコード管理があると入出荷の記録が楽になります。

ポイント3: CSV出力機能

データをExcelに出力できると、自由に分析できます。CSV出力機能があるアプリを選んでください。

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在庫管理の進化：手書きから自社CRM開発まで

事業拡大に伴い、在庫管理方法を進化させていくケースは多くあります。ここでは、一般的な進化の流れを紹介します。

手書きからExcelへ（売上が安定してきた段階）

売上が伸びてきた段階で、手書きでは集計が追いつかなくなり、Excelに移行するのが一般的です。SUMIF関数で商品ごとの販売数を自動集計できるようになると、月次レポート作成の時間を大幅に短縮できます。

ExcelからアプリZAICOへ（複数プラットフォーム販売開始時）

BASE・Creema・委託販売と、複数の販売チャネルを展開するようになると、Excelでは在庫の同期が大変になります。在庫管理アプリZAICOを導入すれば、スマホで手軽に在庫を確認できるようになります。

アプリから自社CRMへ（事業拡大時）

事業が拡大し、商品数が増えてくると、既存のアプリでは対応しきれなくなることがあります。特に以下の課題が顕在化します。

• 複数プラットフォームの在庫を一元管理したい
• 顧客データと連携して、リピート率を上げたい
• 売れ筋商品を自動分析し、仕入れを最適化したい

私がDX支援として関わるPRIMA!でも、これらの課題を解決するために自社CRMを開発しました。CRM自社開発により、月次集計にかかる時間を5時間から10分へと95%削減することに成功しています。

自社CRM開発で実現できる3つの効率化

効率化1: 複数プラットフォームの在庫を一元管理

BASE・Creema・Instagram・委託販売など、すべての販売チャネルの在庫を一元管理できます。注文が入ると自動で在庫が減り、在庫同期のミスをゼロにできます。

効率化2: 顧客データと連携した在庫最適化

顧客の購入履歴をもとに、「誰が何を買ったか」「次に何を買いそうか」を分析し、在庫の最適化が可能になります。

効率化3: 自動発注アラート機能

商品ごとに安全在庫を設定し、在庫が一定数を下回ると、自動でアラートが出る仕組みを導入できます。

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在庫管理を効率化する5つの実践テクニック

在庫管理を効率化するための実践的なテクニックを紹介します。

テクニック1: SKU（商品コード）を統一する

SKUは、商品を一意に識別するコードです。複数のプラットフォームで販売する場合、SKUを統一することで、在庫管理がスムーズになります。

SKUルールの例:

• カテゴリ（2文字）+ 月（2桁）+ 素材（2文字）+ 色（1文字）
• 例: 「BN-01-GA-G」→ ビーズネックレス（BN）- 1月（01）- ガーネット（GA）- ゴールド（G）

テクニック2: 定期的な棚卸しを習慣化する

在庫管理システムの数字と、実際の在庫数が一致しているか、定期的に確認してください。

おすすめの棚卸しルール:

• 月1回、全商品の棚卸し
• 棚卸し日は月末の営業終了後
• 差異があった場合は、原因を調査

テクニック3: 安全在庫を設定する

安全在庫とは、欠品を防ぐための最低在庫数です。商品ごとに安全在庫を設定し、下回ったら発注アラートを出す仕組みを作りましょう。

安全在庫の計算式:

安全在庫 = 平均販売数 × リードタイム（制作にかかる日数） × 1.5

例: 平均販売数が月10個、制作に3日かかる商品の場合、安全在庫は「10個 × 3日 ÷ 30日 × 1.5 = 1.5個」→ 2個

テクニック4: 売れ筋商品を分析する（ABC分析）

ABC分析とは、売上の多い順にA・B・Cにランク分けする手法です。

• Aランク: 売上の上位20%（重点管理）
• Bランク: 売上の中位30%（通常管理）
• Cランク: 売上の下位50%（在庫削減）

Aランク商品は在庫を厚くし、Cランク商品は在庫を薄くすることで、資金効率が向上します。

テクニック5: 材料在庫も管理する

完成品の在庫だけでなく、材料の在庫も管理しましょう。材料が切れると、制作がストップし、欠品につながります。

ビーズ・金具・パッケージ資材など、すべての材料を在庫管理システムに登録しておくと安心です。

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在庫管理と確定申告の関係

在庫管理は、確定申告にも直結します。

期末在庫の棚卸しが必要な理由

確定申告では、期末（12月31日）に在庫がある場合、棚卸しをして「期末棚卸高」を計算する必要があります。

計算式:

売上原価 = 期首棚卸高 + 当期仕入高 - 期末棚卸高

期末棚卸高が大きいほど、売上原価が減り、利益が増えるため、税金が増えます。

在庫管理表を帳簿として活用する方法

在庫管理表を日々つけておくことで、期末の棚卸しがスムーズになります。在庫管理表は、税務調査で帳簿として認められるため、正確に記録してください。

freee・マネーフォワードとの連携

会計ソフト（freee・マネーフォワード）と在庫管理システムを連携させることで、確定申告の準備が楽になります。

freeeの「在庫管理」機能を使えば、在庫データを会計ソフトに自動連携でき、期末棚卸高の計算が自動化されます。

詳しくは、別記事「ハンドメイド作家のための確定申告ガイド」をご覧ください。

確定申告でよくあるつまずきポイント

初年度の確定申告では、在庫管理が甘く、期末の棚卸しに丸1日かかるケースも珍しくありません。在庫数を数え間違えて、翌年に修正申告をすることになった作家もいます。

こうした失敗を防ぐためにも、日々の在庫記録を徹底することが重要です。

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よくある質問（FAQ）

Q1: 在庫管理はいつから始めるべきですか？

A: 販売を始めた時点から始めることをおすすめします。売上が小さいうちは手書きでも十分です。後から在庫管理を始めると、過去のデータがなく、売上予測が立てにくくなります。

Q2: 材料在庫も管理する必要がありますか？

A: はい、材料在庫も管理してください。材料が切れると制作がストップし、欠品につながります。特に、海外から仕入れる材料は、リードタイムが長いため、早めに発注する必要があります。

Q3: 複数プラットフォームで販売する場合、在庫管理はどうすればいいですか？

A: 複数プラットフォームで販売する場合、在庫の同期が最も難しいポイントです。以下の方法があります。

• 方法1: 各プラットフォームの在庫を手動で同期（Excel・アプリで管理）
• 方法2: 在庫連携ツールを使う（BASE・STORES等の連携機能）
• 方法3: 自社CRMを開発し、在庫を一元管理

事業規模が大きくなったら、在庫連携ツールか自社CRMの導入を検討してください。

Q4: 在庫管理アプリの有料プランは必要ですか？

A: 事業規模によります。

• 月間制作数が100個以下: 無料プランで十分
• 月間制作数が100〜300個: 有料プラン（月額2,000〜5,000円）を検討
• 月間制作数が300個以上: 本格的な在庫管理システムか自社CRM

有料プランのコストは、欠品による機会損失や、在庫管理の手間と比較して判断してください。

Q5: 在庫管理と会計ソフトを連携させる方法は？

A: freee・マネーフォワードには、在庫管理機能があります。

• freee: 「在庫管理」機能で在庫を登録し、確定申告時に期末棚卸高を自動計算
• マネーフォワード: 「在庫管理」機能で在庫を登録し、確定申告時に期末棚卸高を自動計算

在庫管理システムとCSV連携することで、手入力の手間が減ります。

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まとめ：在庫管理は事業成長の土台

ここまで、ハンドメイド作家のための在庫管理術を解説してきました。

あなたの事業規模に合った在庫管理を始めよう

在庫管理は、地味な作業に見えますが、事業成長の土台となる重要な業務です。

• 月間制作数〜30個: 手書き在庫管理表から始める
• 月間制作数30〜100個: Excelに移行
• 月間制作数100個以上: 在庫管理アプリを導入

まずは、手書きやExcelのテンプレートをダウンロードし、今日から在庫管理を始めてください。

在庫管理を制する者は、ハンドメイド事業を制する

在庫管理を徹底することで、事業を安定的に成長させることができます。在庫管理ができていれば、以下のメリットがあります。

• 欠品を防ぎ、売上機会を最大化
• 過剰在庫を減らし、資金効率を向上
• 売上予測が立ち、事業計画が明確になる
• 確定申告がスムーズになる

在庫管理を制する者は、ハンドメイド事業を制します。ぜひ、この記事を参考に、在庫管理を始めてください。

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この記事があなたの在庫管理の第一歩になれば嬉しいです。

在庫管理を徹底して、あなたのハンドメイド事業を次のステージへ。

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著者: 牧野悠（PRIMA! マーケティング・DX支援 / 株式会社AsetZ 執行役員）

一部上場金融機関出身。ハンドメイドビーズアクセサリーブランド「PRIMA!」のマーケティング・DX支援を担当。Instagram 60,000フォロワーのブランド成長に貢献。CRM自社開発による業務効率化（月次集計95%削減）を実現。現在はハンドメイド作家の事業成長支援に注力している。

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